fbpx

Gerichte vrijstellingen voor werkplek thuis

De Belastingdienst krijgt het hele jaar vragen over de werkplek thuis. Alle voorzieningen en vergoedingen zijn in principe belast loon. Maar wanneer geldt een gerichte vrijstelling? In deze handreiking vindt u een antwoord op vaak gestelde vragen.

 Voor de werkplek thuis geldt voor de volgende vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen binnen de werkkostenregeling een gerichte vrijstelling:

  1. Arbovoorzieningen
  2. Gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur als deze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium

Een gerichte vrijstelling gaat niet ten koste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Een gerichte vrijstelling is alleen van toepassing als u de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling aanwijst als eindheffingsloon. 

1. Arbovoorzieningen 

Een werkgever kan arbovoorzieningen in de werkruimte thuis vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. De gerichte vrijstelling is van toepassing als:

  • De arbovoorzieningen samenhangen met de verplichtingen van de werkgever op grond van de Arbeidsomstandighedenwet.
  • De werknemer die voorzieningen (gedeeltelijk) gebruikt in de werkruimte.
  • De werknemer geen eigen bijdrage voor die voorzieningen betaalt.
  • De inrichting van de werkruimte thuis voldoet aan de volgende eisen van het Arbeidsomstandighedenbesluit:
  • De werkruimte van een thuiswerker is zodanig ingericht dat de werknemer zo veel mogelijk zittend en ergonomisch verantwoord zijn werk kan doen. Denk hierbij aan een zitgelegenheid en een werkblad of werktafel, die doelmatig zijn.
  • In de werkruimte zijn voorzieningen voor een doelmatige kunstverlichting.

Een bureaustoel, een tafel en een bureaulamp zijn voorbeelden van voorzieningen die onder deze gerichte vrijstelling vallen als deze voldoen aan de voorwaarden.

Voldoet de voorziening niet aan de voorwaarden?

Dan gaat deze ten koste van de vrije ruimte als de werkgever deze aanwijst als eindheffingsloon. Voor zover de vrije ruimte wordt overschreden, is de werkgever 80% eindheffing verschuldigd.

 

Wetsartikel

artikel 8.4a Uitvoeringsregeling LB 2011

2. Gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur als deze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium

Het noodzakelijkheidscriterium is van toepassing als:

  • De voorziening naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking.
  • De werkgever de voorziening betaalt en de kosten niet doorberekent aan de werknemer.
  • De werknemer de voorziening moet teruggeven of de restwaarde van deze voorziening aan de werkgever moet terugbetalen als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking.

Noodzakelijk

‘Noodzakelijk’ betekent dat de werknemer zonder de voorziening zijn dienstbetrekking niet goed kan uitoefenen. Dat houdt in dat de werknemer de voorziening voor zijn werk nodig heeft en gebruikt. Als het werk in theorie ook mogelijk is zonder de voorziening, kan een werkgever toch aan het noodzakelijkheidscriterium voldoen.

Een werknemer mag privévoordeel hebben van de voorziening. U hoeft dit voordeel niet tot het loon te rekenen.

Gereedschap en dergelijke apparatuur

Voorbeelden van gereedschap zijn: fototoestel van fotograaf, muziekinstrument van muzikant en kwast van schilder. Een voorbeeld van ‘dergelijke apparatuur’ is een kalibreerapparaat dat nodig is om gereedschap bedrijfsklaar te houden.

Computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur

Hieronder vallen desktops, laptops, tablets, mobiele telefoons en smartphones. Simkaarten, dongels, abonnementen voor internet en mobiele telefonie en software kunnen ook onder de gerichte vrijstelling vallen. Voorbeelden van ‘dergelijke apparatuur’ zijn een organizer, een printer en een navigatiesysteem.

Cafetariaregelingen

Binnen een cafetariaregeling zijn vergoedingen voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur niet gericht vrijgesteld. Deze voldoen niet aan het noodzakelijkheidscriterium omdat de werkgever niet bepaalt of de voorziening noodzakelijk is.

Bestuurders en commissarissen

Voor bestuurders en commissarissen (opting in) geldt het noodzakelijkheidscriterium pas als de werkgever aannemelijk kan maken dat de voorziening aan het noodzakelijkheidscriterium voldoet. In dit geval heeft de werkgever dus de bewijslast.

Voldoet een voorziening niet aan de voorwaarden van het noodzakelijkheidscriterium?

Dan gaat deze ten koste van de vrije ruimte als de werkgever deze aanwijst als eindheffingsloon. Voor zover de vrije ruimte wordt overschreden, is de werkgever 80% eindheffing verschuldigd.

Voorbeeld 1

Een werknemer werkt thuis. Kan een werkgever de kosten van een internet- en telefoonabonnement bij hem thuis onbelast vergoeden?

Als een werkgever het nodig vindt dat zijn werknemer voor het thuiswerken een internetaansluiting heeft, mag hij deze onbelast vergoeden. De vergoeding valt dan onder de gerichte vrijstelling. Het privévoordeel dat de werknemer heeft, is geen loon. 

Een vergoeding van de abonnementskosten van de vaste telefoon bij de werknemer thuis valt niet onder de gerichte vrijstelling. De gerichte vrijstelling geldt alleen voor mobiele communicatiemiddelen. De werkgever kan de vergoeding aanwijzen als eindheffingsloon. De vergoeding gaat dan ten koste van de vrije ruimte.

Een vergoeding van de abonnementskosten van een mobiele telefoon valt wel onder de gerichte vrijstelling als deze aan het noodzakelijkheidscriterium voldoet.

Voorbeeld 2

Een werkgever vergoedt de kosten van internet thuis aan zijn werknemer. De vergoeding voldoet aan het noodzakelijkheidscriterium. De werknemer heeft een abonnement voor een 3-in-1-pakket (internet, telefoon en televisie) afgesloten bij een provider. Welk bedrag valt onder de gerichte vrijstelling?

U moet bepalen welk deel van de factuur voor internet is. Eventueel gaat u na wat de provider rekent voor een apart abonnement voor internet. Dat gedeelte valt onder de gerichte vrijstelling.

Als de werkgever de rest ook vergoedt, dan is dat deel belast loon. Hij mag dit ook aanwijzen als eindheffingsloon. Het gaat dan ten koste van de vrije ruimte.

Handboek Loonheffingen

Meer over het noodzakelijkheidscriterium leest u in hoofdstuk 20.1.7. van het Handboek Loonheffingen.

Wetsartikel

Artikel 31a, lid 2, onderdeel g Wet op de loonbelasting

Bron: Belastingdienst