U kunt uw administratie, bij wijze van spreken, in een schoenendoos aanleveren waarna wij voor de verdere periodieke verwerking zorgen.
Maar u kunt ook, om bijvoorbeeld kosten te besparen:
  1. uw administratie digitaal aanleveren via Basecone;
  2. (een deel van) de administratie zelf doen. Dit kan bijvoorbeeld met administratieve software die u zelf prettig vindt of met de software welke wij ook gebruiken.
  3. Vooral dit laatste zou efficiënter kunnen zijn. Eventueel kan dit via internet, het zogenoemde online- boekhouden. Maar wat u zelf wilt of kunt doen bepaalt u uiteindelijk zelf.
  4. Wij verzoeken u om alle stukken op volgorde te leggen:
  5. Al uw verkoopfacturen op factuurnummervolgorde, de oudste onder. Uiteraard mag er géén factuur ontbreken. Wij ontvangen de kopieën graag digitaal.
  6. Al uw inkoopfacturen op datumvolgorde, de oudste onder. Inkoopfacturen niet nummeren. Wij ontvangen de kopieën graag digitaal.
  7. Al uw bonnetjes, kwitanties, kasopnamen uit de muur, van contante betalingen en ontvangsten op volgorde van datum, de oudste onder. Bonnen niet nummeren. Bonnen kunt u met tape op A4 vel plakken, kopieëren en/of scannen. Graag kopieën digitaal.
  8. Het bijbehorende kasboek, registerboek kunt u kopen of Excel-bestand van Bee On Duty gebruiken. Van uw kasadministratie ontvangen wij graag digitaal de kasbladen.
  9. Dagafsluitingen van kassasystemen inclusief afsluitbon en geldtelling.
  10. Al uw bankafschriften van elke zakelijke bankrekening, ook deposito's en effectenrekeningen. Mist u afschriften, graag meteen duplicaat aanvragen of transacties uitprinten via telebankieren. Graag kopieën digitaal.
  11. Graag ook de financiële overzichten over het jaar van alle bank-, deposito-, spaar- en effectenrekeningen. Gedownloade exemplaren zijn ook goed.
  12. Bankafschriften zowel op papier als digitale MT940 of CSV-bestanden van uw zakelijke bankrekeningen per maand downloaden (tot de datum van de koppeling).
  13. Betalingen of ontvangsten van belastingen over de zakelijke rekeningen, de mededelingen of verrekeningen van de belastingdienst toevoegen achter het betreffende bankafschrift
  14. Niet de bonnen van creditcard transacties aan het maandelijkse overzicht van de creditcardmaatschappij.
  15. Van onroerend goed transacties graag de notarisafrekening en de aktes.
  16. Opgave van de zakelijke gereden kilometers met de privé auto. Indien u met de privé auto zakelijke kilometers rijdt, dienen de kilometers van deze zakelijke ritten bijgehouden te worden. Dit kan middels een kilometerberekening van de betreffende rit op bijvoorbeeld de ANWB-site. Belangrijk is dat alle ritten met zakelijke betrekking worden bijgehouden.
  17. Facturen van een incidentele zakelijke betaling gedaan vanaf een privé bankrekening apart achter een tabblad opbergen.
  18. Vorderingen per einde boekjaar. Facturen die betrekking hebben op dit boekjaar, maar ontvangen worden in het volgende boekjaar achter een apart tabblad opbergen. Deze opbrengsten hebben namelijk betrekking op dit jaar en moeten dus ook worden meegenomen in dit boekjaar.
  19. Schulden per einde boekjaar. Facturen die betrekking hebben op dit boekjaar, maar betaald worden in het volgende boekjaar achter een apart tabblad opbergen. Deze kosten hebben namelijk betrekking op dit boekjaar en moeten dus ook worden meegenomen in dit boekjaar.
  20. Indien u uw auto in de zaak betrekt, zorg dan bij voorkeur dat alle kosten van de auto over de zakelijke rekening lopen. Ook in die gevallen dat u uw auto eigenlijk privé rijdt. Betaal uw brandstof bij de tankstations met de zakelijke creditcard of bankpas of zorg dat u een tankpas krijgt waarbij de betaling gekoppeld is aan uw zakelijke rekening. De aftrekbaarheid van benzinebonnen is afhankelijk van het bewijs dat uw bedrijf deze uitgave heeft gedaan.
  21. U kunt alle jaaropgaven van bijvoorbeeld de privé bankrekeningen, hypotheken, kapitaalverzekeringen, effecten, inkomsten uit dienstbetrekking en uitkeringen apart achter een tabblad opbergen, gaarne verzenden digitale kopieën van alle jaaropgaven naar Bee On Duty.
  22. U kunt de WOZ-beschikking van de eigen woning en de overige woningen apart achter een tabblad opbergen. We ontvangen graag een digitale kopie.
  23. U kunt inzake de betaalde lijfrentepremies de polis, betalingsbewijzen, aangroeifactor apart achter een tabblad opbergen. Graag een digitale kopie.
  24. U kunt inzake de betaalde arbeidsongeschiktheidsverzekering de polis, het betalingsbewijs van de betaalde premies en de ontvangen retourprovisie achter een apart tabblad opbergen. Het betalingsbewijs is in dit geval een kopie van het bankafschrift.
  25. Zakelijke hypotheek- en leningsovereenkomsten achter een apart tabblad opbergen. Gaarne een digitale kopie.
  26. Jaarrekeningen van deelnemingen, maatschapsrapporten achter een apart tabblad opbergen samen met winstbestemming/resultaatverdeling. Gaarne een digitale kopie.
  27. Kopieën en overzicht van de vaste gegevens: KvK uittreksel, oprichtingsakten, statutenwijzigingen en fiscale eenheid beschikkingen opgenomen van de BV, afspraken met de Belastingdienst, een opgelegde conserverende aanslag of verleend uitstel van betaling voor een belastingaanslag in verband met beëindiging van een ter beschikkingstelling van een zaak, geldige ID van u en uw fiscale partner, BSN-nummers en geboortedata van u, uw fiscale partner en kinderen, testamenten, huwelijkse voorwaarden, koopakten vande eigen woning en alle andere gegevens die van belang zijn voor een langere periode.

Ter info:

Op alle stukken mag geschreven worden. Informatie over wat het precies is, is altijd welkom.
De zakelijke bankrekening wordt uitsluitend gebruikt voor de zakelijke inkomsten en uitgaven.
Wees bij het verrichten van zakelijke betalingen alert op het gebruik van uw zakelijke bankrekeningen.
Uw privé bankrekening is voor privé uitgaven. Houd het goed gescheiden.
Maak eens per maand (of vaker indien u wilt) een bedrag over van uw zakelijke rekening naar uw privé rekening. Zo voorkomt u dat bij het boeken van de zakelijke bankrekening ook privé transacties geboekt moeten worden. Dat scheelt tijd en dus kosten.